Saiba mais sobre a nova funcionalidade Fluxos do Favu. Aumente a eficiência e reduza erros nos processos da sua empresa. 

Você já passou horas organizando tarefas que poderiam ser automatizadas? Ou já ficou preso(a) em demandas que atrasaram entregas importantes? Apesar de comuns, esses desafios não precisam fazer parte da sua rotina. Afinal, muitas vezes, são eles os responsáveis por atrapalhar a produtividade de toda a sua empresa. 

Além disso, sabemos que ter que organizar esses fluxos manualmente exige muito tempo e atenção, recursos valiosos que poderiam ser direcionados a demandas mais estratégicas e criativas, como vendas ou o desenvolvimento de novos produtos ou serviços. Sem falar que processos manuais estão mais sujeitos a erros, como atividades duplicadas ou entregas sem revisão. Por isso, contar com fluxos de trabalho automatizados é a solução para se manter competitivo no mercado hoje.

E é justamente aí que os Fluxos do Favu entram em cena, ajudando a transformar a rotina da sua equipe e tornando os processos internos das empresas mais ágeis e eficientes por meio da automação. Com nossos Fluxos, você pode automatizar e gerenciar esses processos com facilidade, mantendo a equipe sincronizada e as demandas padronizadas. 

Quer entender melhor podemos aumentar a sua produtividade? Neste artigo explicaremos tudo o que você precisa saber para transformar a rotina da sua empresa e tornar sua operação mais ágil e segura com automação de fluxos de trabalho.

O que são Fluxos do Favu?

Fluxos é uma nova ferramenta do Favu que permite a criação de processos automatizados num piscar de olhos, da atribuição de responsáveis à execução e revisão de tarefas.

O recurso é 100% personalizável e pensado para atender às demandas de diferentes times. E, assim como outras ferramentas do Favu, os Fluxos também funcionam com a facilidade de arrastar e soltar, permitindo que qualquer pessoa organize, visualize e execute tarefas com agilidade e simplicidade.

Por falar em simplicidade, a ferramenta não se restringe a tarefas que exigem ações humanas, como avaliações de etapas e preenchimentos; ela conta também com etapas automáticas, como envio de e-mails ou notificações, que avançam sozinhas e poupam tempo de todos os envolvidos.

E o melhor de tudo é que, ao contar com os Fluxos automatizados, o usuário libera ainda outras funcionalidades incríveis do Favu, como a emissão automática de documentos e formulários inteligentes, ajudando a integrar ainda mais cada etapa do trabalho e facilitando a gestão do seu negócio!

Como os Fluxos automatizados funcionam na prática?

A rotina empresarial pode ser bastante desafiadora, especialmente quando se trata de coordenar diversas tarefas e manter todos os processos em ordem. Pensando em simplificar um pouco o dia a dia de quem está nessa jornada, criar e gerenciar fluxos automatizados no Favu é super simples e intuitivo. 

Basicamente, os fluxos funcionam em 3 passos simples:

• 1. Criação do fluxo: nesse passo, são configurados aspectos básicos dos fluxos, como nome e descrição. Além disso, é também nesse ponto inicial que o gestor define as etapas dos processos e os responsáveis por elas, adaptando os fluxos de acordo com as necessidades do seu time para garantir o máximo de eficiência.
• 2. Publicação do fluxo: como o próprio nome indica, é nesse passo que o gestor publica o seu fluxo, permitindo que os responsáveis pela primeira etapa o iniciem sempre que precisarem, sem complicações e com total autonomia.
• 3. Execução de tarefas: é aqui que os executores e avaliadores põem a mão na massa. Após a disponibilização do fluxo, é possível acompanhar o progresso das demandas em tempo real na área de tarefas, além de aprovar, reprovar e solicitar alterações sempre que necessário.

Os fluxos foram pensados nos mínimos detalhes para eliminar entraves que atrapalham o andamento das demandas na empresa. Por isso, alguns desses passos têm recursos próprios que valem a pena ser conferidos. Então, que tal nos aprofundarmos um pouco mais na criação de fluxos e execução de tarefas?

Criação de fluxos

Com uma interface intuitiva, você cria, personaliza e organiza cada fluxo de forma prática, adaptando-o conforme as necessidades do seu time. Vamos ver como funciona!

1. Crie o fluxo

Primeiro, acesse o menu de Fluxos no Favu, clique em “criar Fluxo”,  escolha um nome e, se necessário, uma descrição para o fluxo. Essa descrição é opcional, mas ajuda a detalhar o propósito do processo.

1. Conecte seu fluxo a um formulário

Todo fluxo começa com uma etapa de formulário fixa, que é essencial para coletar as informações básicas necessárias. Então, selecione um formulário já publicado e defina quem será o responsável por preenchê-lo. 

1. Organize suas etapas

No menu lateral, escolha o tipo de etapa desejada e arraste e solte na posição desejada. Cada etapa pode ser do tipo tarefa (preenchimento de formulário ou avaliações) ou automática (envio de e-mails ou notificações push).  Após definir o tipo de tarefa, conecte cada etapa à anterior, garantindo que o fluxo avance na ordem correta!

Dica: Você pode criar etapas sequenciais (cada etapa depende da conclusão da anterior) ou paralelas (várias etapas liberadas ao mesmo tempo), conforme a estrutura que melhor se encaixa no seu processo.

• Configure etapas manuais e automáticas

Cada etapa no Favu é personalizável. As etapas que requerem interação de um usuário (como preenchimento de formulários e avaliações) e as automáticas (como envio de e-mails) oferecem configurações próprias:

• Etapas de avaliação: defina quem será o responsável por avaliar cada etapa e, se necessário, inclua checklists e orientações para facilitar o processo de aprovação ou correção.
• E-mails automáticos: configure o assunto e o corpo do e-mail, definindo destinatários fixos ou dinâmicos que serão automaticamente notificados, garantindo que nada fique fora do prazo.
• Notificações push: personalize as mensagens que serão enviadas no aplicativo aos destinatários ao fim de cada etapa, mantendo todos atualizados.

• Decida se o avanço depende de aprovação

O Favu permite configurar o avanço das etapas com base nos resultados das avaliações. Você pode escolher que uma nova etapa só seja liberada se a anterior for aprovada, ou definir que o fluxo continue independentemente do resultado.

• Acabou? É só publicar o seu fluxo e poupar tempo com a gestão manual de processos!

Etapa de tarefas

Depois de configurar e publicar um fluxo no Favu, é hora de acompanhar e gerenciar as tarefas que fazem parte desse processo. A Área de Tarefas oferece uma visão completa para que você e sua equipe realizem cada etapa de forma organizada e prática, com uma visão geral do projeto em que estão trabalhando. Confira o passo a passo para otimizar a execução de tarefas!

1. Inicie o fluxo: assim que o fluxo estiver publicado, ele ficará disponível para os usuários autorizados na área de Disponíveis. Qualquer usuário configurado na primeira etapa pode iniciar o fluxo quantas vezes precisar.

Dica: também é possível trabalhar offline! É só fazer o download das tarefas antecipadamente e, quando o dispositivo estiver online, as alterações serão sincronizadas automaticamente.

2. Tenha uma visão geral do fluxo e organize as tarefas por filtros: para facilitar a visualização e o acesso às suas atividades, o Favu disponibiliza as abas de Tarefas Abertas e Tarefas Finalizadas, além de filtros que ajudam a encontrar tarefas específicas.

3. Assuma tarefas e colabore de forma flexível: nós oferecemos diferentes opções para que cada membro da equipe assuma tarefas conforme necessário, tornando o processo mais colaborativo e flexível:

a)  Tarefas com múltiplos executores: se uma tarefa é designada para vários usuários, ela ficará pendente até que alguém a assuma. Isso garante que a tarefa seja realizada rapidamente, sem sobrecarregar um único responsável.

b) Apenas um executor: em casos onde a tarefa é atribuída a um único executor, ela será automaticamente designada a ele.

c) Caso um executor precise desistir da tarefa por algum motivo, pode fazê-lo facilmente. Logo após a desistência,  ela fica disponível na lista novamente para que outro colaborador assuma e não atrase a entrega.

4. Execute tarefas de preenchimento: essas etapas exigem que o executor preencha um formulário para concluir a tarefa. Para finalizá-la é só completar todos os campos requeridos e clicar em “finalizar”. Mas, caso não seja possível finalizar logo após o início, o colaborador pode clicar em “continuar depois” para salvar o progresso e, depois, retomar a tarefa de onde parou!

5. Aprove, reprove ou solicite correções:  em etapas de avaliação, revise o trabalho de outros usuários para garantir a qualidade e a conformidade do processo. 

6. Execute as correções, se solicitadas: quando uma correção é solicitada, o executor recebe a tarefa de volta com as orientações para ajuste. Encontre a tarefa em Tarefas Abertas com o status “correção solicitada”, preencha o formulário com os ajustes e finalize a tarefa, ela voltará para o avaliador, que revisa a correção e decide se aprova ou solicita novas correções.

7. Quando todas as tarefas do fluxo forem finalizadas, ele será concluído e você terá seu processo organizado!

Além disso, você sempre pode acessar a área de tarefas para monitorar o avanço de cada fluxo em tempo real, organizando e revisando as atividades da sua equipe sem complicações. Esse acompanhamento é fundamental para manter o controle e a tomar decisões rapidamente, sempre que necessário.

Vantagens de automatizar fluxos de trabalho

Ter processos organizados é a base para garantir o sucesso das operações de qualquer empresa. No entanto, num mercado cada vez mais dinâmico e cheio de mudanças, encontrar tempo e recursos para cuidar de cada etapa pode ser um grande desafio. E é justamente aí que a automação entra como uma solução estratégica, principalmente para pequenos negócios, que muitas vezes enfrentam limitações de recursos e equipe reduzida

Além de simplificar rotinas complexas, a automação de processos ajuda a eliminar erros, otimizar operações e liberar tempo para que as equipes se concentrem em atividades mais estratégicas. Por isso, ter fluxos automatizados não se trata apenas de facilitar o dia a dia, mas de oferecer um diferencial competitivo. Confira as principais vantagens de contar com os Fluxos do Favu:

• Menos erros e retrabalho: com a automação, cada tarefa segue uma sequência bem organizada, com etapas de aprovação que minimizam falhas e retrabalho. Isso significa menos dados incompletos e mais segurança em cada etapa.
• Economia de tempo para focar no que importa: automatizar seus fluxos permite que várias pessoas colaborem ao mesmo tempo em diferentes tarefas, com uma visão geral do andamento do projeto. Além disso, usuários relevantes para o andamento do processo podem ser notificados sempre que uma tarefa importante é concluída. Assim, a equipe tem atualizações em tempo real do progresso, mais tempo para se concentrar nas atividades realmente prioritárias e economizar tempo em tarefas manuais.
• Mais colaboração e menos gargalos: em fluxos automatizados, o trabalho flui melhor uma vez que diferentes membros da equipe podem assumir tarefas de acordo com suas demandas. Além disso, as etapas paralelas permitem que várias tarefas sejam feitas simultaneamente por pessoas diferentes. Isso significa um fluxo mais rápido e menos entraves de comunicação.
• Flexibilidade e personalização sob medida: os fluxos são adaptados à realidade de cada empresa e o gestor tem total liberdade para criar diferentes processos automatizados dentro da plataforma de acordo com as especificidades do projeto no qual está trabalhando, fugindo assim da rigidez de outras plataformas que oferecem apenas modelos pré-definidos.
• Consistência e dados mais confiáveis: com processos padronizados, a automação garante que tarefas sejam realizadas de forma uniforme e sem falhas, o que aumenta a consistência dos dados e reduz a probabilidade de erros operacionais.
• Acompanhamento e controle em tempo real: com todas as tarefas centralizadas em uma plataforma, o gestor pode monitorar cada etapa do fluxo, identificar gargalos e realizar ajustes necessários rapidamente. Isso mantém o processo contínuo e sem interrupções desnecessárias em áreas não relacionadas.
• Trabalho offline: o Favu permite que tarefas sejam baixadas para execução offline, garantindo que nem mesmo a falta de conexão com a internet atrapalhe o andamento do fluxo. 
• Facilidade de criação e configuração: criar e configurar fluxos de trabalho no Favu é simples e intuitivo. Com um sistema de arrastar e soltar, você consegue organizar todas as etapas de forma visual e adaptada ao seu processo, sem complicação.

Tudo isso, transforma o modo como sua empresa lida com os processos diários, tornando o trabalho mais organizado, ágil e eficiente.

Automatizar processos se tornou uma necessidade

Num mercado cada vez mais competitivo, o tempo é um recurso muito valioso e deve ser destinado a demandas em que as habilidades da sua equipe são indispensáveis. Por isso, automatizar processos não é mais uma questão de praticidade apenas – é um investimento em produtividade, tempo para definir estratégias e criar soluções inovadoras,  o que resulta em competitividade para o seu negócio. 

E como você pôde ver ao longo deste artigo, o recurso de Fluxos do Favu é a ferramenta perfeita para transformar a gestão dos seus processos, permitindo que você crie, organize e automatize cada etapa de forma prática e personalizável. Além disso, com uma interface intuitiva e ferramentas como automação de e-mails e notificações, você terá mais tempo, agilidade e controle sobre cada tarefa e entrega, garantindo a qualidade.

Então, que tal experimentar na prática e ver como os Fluxos podem transformar o dia a dia da sua empresa? Agende uma demonstração gratuita e dê o pontapé inicial para alcançar resultados surpreendentes!