Aplicações, Funcionalidades

Guia completo para criar documentos automatizados no Favu

O dia a dia empresarial pode ser um tanto caótico, nós sabemos, e gerenciar a documentação de um negócio fica complicado se você não conta com documentos automatizados que facilitam a organização administrativa da sua empresa.

Gerenciar documentos é de extrema importância para o funcionamento de uma empresa. Isso inclui coletar dados, registrar informações, documentar fiscalizações e criar documentos e contratos.

Todas essas tarefas exigem atenção detalhada e consomem tempo, seja para escrever e registrar informações repetidas vezes, digitalizar documentos ou centralizar dados.

O grande desafio, em um mercado cada vez mais competitivo, é criar documentos automatizados de forma escalável, otimizando a tarefa e mantendo a documentação do seu negócio segura e organizada

É essa facilidade no seu dia a dia que a plataforma Favu fornece com a criação de documentos automatizados de forma simples e descomplicada.

Com ele você pode gerar os seguintes documentos, por exemplo:

  • Contratos 
  • Certificados de cursos e treinamentos
  • Ofício e mensagens
  • Registro da atividade realizada
  • Comprovantes
  • E muito mais!

 

Vantagens de criar documentos automatizados com o Favu

A automação de documentos permite que você crie, compartilhe e gerencie documentos digitais de qualquer lugar, independente do volume de informação a ser registrado e do acesso à internet.

Com a constante necessidade de aumentar a eficiência e produtividade aliada à segurança no dia a dia de uma empresa, criar documentos automatizados torna-se um diferencial significativo em um ramo em que não se pode perder tempo. Com o Favu, você consegue:

 

  • Economizar tempo e focar na produção
    Organizar e gerenciar documentos manualmente, ou até mesmo ter que reescrevê-los de um lugar para outro, hoje em dia gasta um tempo desnecessário, e com a automação você consegue criar e manusear documentos de forma sistemática e simples, poupando tempo para que sua equipe foque na produtividade. 
  • Reduzir de erros e falhas de informação
    Documentos automatizados possuem menos chances de conter erros, com a tecnologia é possível criar filtros e comandos que rastreiam informações, com campos personalizáveis, proporcionando maior precisão no registro de dados e diminuindo erros humanos. 
  • Consistência na documentação e eficiência operacional
    As principais vantagens de ter uma ferramenta tecnológica que permite o gerenciamento de documentos automatizados sem necessidade de conexão à internet é a consistência e a agilidade. Seus processos administrativos tornam-se mais rápidos, seguros e confiáveis, reduzindo o tempo gasto em atividades operacionais.

 

  • Compartilhamento e tramitação de processos mais ágeis
    Os documentos automatizados podem ser facilmente compartilhados entre membros da equipe, departamentos ou até mesmo com clientes e parceiros comerciais, eliminando a necessidade de envio manual via e-mail ou impressão física.

 

  • Impressionar e fidelizar seus clientes
    No mercado competitivo em que vivemos, o seu atendimento precisa se diferenciar desde o início. Aproveite a tecnologia para impressionar com agilidade no atendimento, registrando as informações do seu cliente em minutos, gerando documentos e relatórios com dados coletados para controle. Demonstre que sua dedicação e atenção estão no cliente.

 

Conheça os principais recursos do Favu

 

Modelo de impressão

Além de formulários inteligentes com campos totalmente personalizáveis, no Favu você também cria modelos de impressão para cada documento.

Com a ampla variedade de opções de customização disponíveis, você pode criar padrões de documentos apenas uma vez, ou quantas vezes forem necessárias, para padronizar a impressão dos seus formulários e respostas preenchidas.

Além disso, é possível adicionar campos para inserir tabelas, textos ou imagens conforme necessário, garantindo que os documentos atendam às suas necessidades específicas de forma precisa e eficiente.

É possível criar mais de um modelo de impressão e deixá-los salvos prontos para uso em cada resposta do formulário. Você também pode gerar um link ou um QR Code que leva para o documento digital ou impresso para validação.

 

Automação de e-mails

Um recurso super importante do Favu é a automação de e-mails. Você pode definir um e-mail a ser enviado com o documento após a finalização de cada formulário.

Os e-mails podem ser para destinatários fixos (sempre irão receber e-mail após a finalização de um formulário) ou dinâmicos, de acordo com a disponibilização do e-mail no preenchimento final. Você também pode inserir documentos em PDF no envio ou compartilhar os mesmos anexos e fotos inseridos durante o preenchimento da resposta.

 

Passo a passo para criar documentos automatizados no Favu

Vamos ver o passo a passo para você criar documentos automatizados na nossa plataforma!

 

1. Formatação do documento

Em primeiro lugar você irá definir tipo de fonte, cor e a formatação do documento – alinhamento, negrito, itálico, sublinhado, espaçamento. Você também pode personalizar cabeçalhos, rodapés, paginação do documento, inserir links, tabelas, imagens e a logo do seu negócio.

 

 

 

2. Inserir campos com dados e respostas do formulário

Quando você gerar um documento, a variável será o valor que foi preenchido na resposta, ou seja,  na variável você vai inserir os campos com as informações preenchidas ou respondidas no formulário como assinatura, foto, anexos, data de preenchimento e localização, por exemplo.

 

  • Também é possível inserir no seu documento as fotos tiradas na hora do preenchimento e ainda consegue formatar como as fotos vão estar organizadas no documento final.

  • Em contratos, por exemplo, você ainda pode incluir uma variável de assinatura para formalizar um acordo e tornar o documento mais completo e juridicamente válido.

  • Escolha como os links dos arquivos inseridos no campo anexo vão ficar visíveis no documento gerado para os arquivos também ficarem disponíveis no pdf gerado.

  • Nos formulários você pode configurar o preenchimento em tabelas e para emitir documentos, essa funcionalidade não fica de fora, você pode escolher a variável de uma seção com múltiplas entradas para que todos os dados inseridos sejam listados no seu documento de forma clara e organizada.

 

3. Validações de impressão por QR Code ou link

Para cada modelo criado você pode colocar um link de acesso ou QR code para validação digital, assim alguém que esteja com o documento em mãos pode conferir a confiabilidade do documento, garantindo a veracidade e a segurança das informações.

 

 

4. Defina quais informações ficam visíveis no documento conforme a necessidade

Assim como nos formulários, é possível criar regras de condicionamento para adaptar o conteúdo do documento com base nas respostas dos formulários e exibir ou ocultar conteúdos conforme necessário. Isso permite destacar informações importantes e eliminar dados irrelevantes, ajustando automaticamente os modelos de impressão para se adequarem aos dados inseridos.


5. Pronto! Agora é só salvar, imprimir ou mandar por e-mail

Basta finalizar e selecionar o e-mail para quem deve ser enviado as respostas.

  • Você também pode selecionar o formulário e clicar para imprimir de acordo com o modelo de documento escolhido. 

 

São diversos modelos de documentos automatizados que você pode criar de acordo com as necessidades do seu negócio, com as demandas do dia a dia, de forma simples e para ficar sempre disponível, mesmo offline

Quer saber mais sobre o Favu? Entre em contato conosco aqui, estamos à sua disposição para ajudar.

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