Peça-chave na otimização de processos empresariais, a automação de documentos também têm contribuído significativamente para a redução de custos e aumento da eficiência. 

A automação de documentos refere-se ao uso de soluções automatizadas para criar, gerenciar, processar e armazenar documentos eletrônicos sem a necessidade de intervenção manual. Esse processo elimina o uso de papel e métodos manuais, substituindo-os por soluções digitais que permite mais precisão e controle.

Empresas que ainda utilizam processos manuais para gerir sua documentação enfrentam uma série de problemas: perda de documentos, inconsistências nos registros, falta de padronização e dificuldade em garantir o compliance com normativas legais. A automação resolve esses desafios ao criar um ambiente mais organizado, com processos padronizados e auditáveis.

Como funciona a automação de documentos?

A automação de documentos segue um passo a passo que transforma por completo a forma como a documentação é gerida. Esse processo geralmente se inicia com a transição de métodos manuais e baseados em papel para soluções digitais. 

Digitalização de documentos

O primeiro passo é converter documentos físicos em arquivos digitais, permitindo que a empresa passe a armazenar e gerir esses documentos eletronicamente.

Criação e padronização de templates

Os documentos devem ser organizados em formatos padronizados. Isso facilita a criação automática de novos documentos, eliminando o retrabalho e garantindo que todas as informações estejam de acordo com os padrões da empresa.

Automatização de fluxos de trabalho

Os documentos são automaticamente processados dentro de fluxos de trabalho predefinidos. Por exemplo, um contrato pode passar automaticamente por aprovações em diferentes setores antes de ser assinado digitalmente, sem a necessidade de intervenção humana.

Armazenamento seguro e gerenciamento

Todos os documentos são armazenados em nuvem ou servidores locais, com segurança e controle de acesso. Isso garante que as informações sensíveis sejam protegidas e acessadas apenas por pessoas autorizadas.

A transição dos processos manuais para a automação digital elimina muitos dos gargalos tradicionais da gestão documental, como a demora na obtenção de aprovações e a perda de documentos físicos.

Quais os benefícios da tecnologia para automatizar sua documentação?

O gerenciamento de documentos de forma manual pode ser um processo longo e suscetível a erros. Desde a criação de documentos, passando pela revisão, até o armazenamento e recuperação, cada etapa apresenta desafios que podem impactar negativamente a produtividade e a precisão. 

É aqui que a automação de documentos entra em cena, resolvendo questões como:

Redução de erros

Uma das vantagens mais notáveis é a redução de falhas humanas no processo de criação e gestão de documentos. A automação garante que os documentos sejam gerados de acordo com templates padronizados, o que diminui significativamente o risco de inconsistências e erros de preenchimento.

Custo-benefício

Empresas que automatizam seus processos documentais economizam em diversas frentes. Os gastos com papel, impressão e armazenamento físico são praticamente eliminados. Além disso, o tempo economizado com tarefas manuais permite que os colaboradores se concentrem em atividades mais estratégicas.

Segurança

Ao automatizar documentos, é possível garantir um nível mais alto de segurança para as informações da empresa. O controle de acesso digital permite que apenas usuários autorizados tenham permissão para visualizar ou editar determinados documentos. Além disso, a documentação é armazenada de forma segura em nuvem ou servidores internos.

Compliance

A automação facilita o cumprimento de normas regulatórias e requisitos legais. Com processos auditáveis e registros eletrônicos, as empresas conseguem garantir que todas as etapas documentais estejam de acordo com as legislações vigentes, evitando penalidades e garantindo a conformidade.

Eficiência

Processos automatizados permitem que as empresas operem de maneira mais ágil. A automação elimina etapas desnecessárias e reduz o tempo de espera em aprovações ou processamento de documentos. Isso aumenta a eficiência operacional e melhora o fluxo de trabalho interno.

Sustentabilidade

Reduzir o uso de papel e adotar processos digitais também contribui para a sustentabilidade da empresa. Isso alinha as operações empresariais com práticas mais ecológicas, além de demonstrar responsabilidade social perante o mercado.

Quais documentos podem ser automatizados?

A automação de documentos não é restrita a um único setor ou tipo de documento. Diversos documentos, em diferentes setores e tipos de empresas podem ser automatizados. Entre os principais exemplos estão:

• Fichas cadastrais e contratos: contratos de venda, prestação de serviços ou acordos de confidencialidade podem ser gerados e aprovados automaticamente com base em templates padronizados.
• Certificados: geração automática de certificados de conclusão, participação ou conformidade, facilitando a emissão e o envio em setores como educação, saúde e segurança.
• Registros de Atividades: padronização e automação dos registros diários de atividades, sejam elas operacionais, de manutenção ou administrativas, possibilitando fácil consulta e análise de dados históricos.
• Documentos de controle de qualidade: documentos de conformidade, de processos de auditoria e inspeção, podem ser gerados e enviados automaticamente os responsáveis.
• Propostas comerciais: propostas podem ser geradas e enviadas automaticamente aos clientes.

Como o Favu pode automatizar seus documentos?

A Favu oferece uma solução completa para a automação de documentos, especialmente projetada para empresas que precisam otimizar suas operações. A plataforma permite a criação de formulários inteligentes e personalizados, o envio automático de documentos e a análise de dados em um só lugar.

Com a Favu os documentos são automaticamente gerados e enviados para os destinatários corretos, eliminando o risco de erros e garantindo que os processos sejam executados de forma eficiente. 

Além disso, a plataforma permite o armazenamento seguro desses documentos, com controle de acesso personalizado para cada colaborador, garantindo que apenas pessoas autorizadas possam acessar informações sensíveis.

A automação de documentos se apresenta como uma solução poderosa para empresas que desejam aumentar sua eficiência, reduzir erros e otimizar recursos. Ao adotar uma plataforma como a Favu, as empresas podem transformar completamente seus processos documentais, economizando tempo e dinheiro enquanto garantem a segurança e a conformidade de suas operações.

Se sua empresa está buscando uma maneira de simplificar a gestão documental, considere a adoção de uma solução automatizada de documentos. Explore as possibilidades que a Favu pode oferecer e descubra como a automação de documentos pode transformar seus processos para melhor.