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Como se preparar para uma auditoria de certificação?

Uma engenheira-chefe em uma moderna fábrica industrial usando tablet e fazendo auditoria de certificação

A garantia da qualidade é essencial para o sucesso e a sustentabilidade de qualquer empresa, independentemente do seu tamanho ou setor. E uma parte crucial desse processo é a realização de auditoria de certificação. 

A certificação de qualidade não só valida os esforços da empresa em manter padrões elevados, mas também pode abrir portas para novas oportunidades de negócios, ao garantir que a organização esteja em conformidade com os requisitos exigidos pelo mercado.

Além disso, uma auditoria de certificação bem-sucedida pode fortalecer a reputação da empresa, aumentar a confiança dos clientes e melhorar sua competitividade no mercado.

Neste artigo, conheça os principais passos para se preparar adequadamente para uma auditoria de certificação e confira estratégias e dicas valiosas para assegurar o sucesso desse processo.

 

O que é auditoria de certificação?

A auditoria de certificação é um processo formal e independente pelo qual uma organização é avaliada em relação a requisitos específicos de um determinado padrão ou regulamento de qualidade. 

O principal objetivo de uma auditoria é verificar se a empresa cumpre os critérios estabelecidos por esses padrões reconhecidos internacionalmente. Esses padrões podem incluir normas como ISO 9001 (gestão da qualidade), ISO 14001 (gestão ambiental), ISO 27001 (segurança da informação) e muitos outros, dependendo da indústria e das necessidades da organização.

Durante uma auditoria de certificação, um auditor qualificado e independente examina os processos, procedimentos, práticas e registros da empresa para determinar se estão em conformidade com os requisitos do padrão relevante. Isso pode envolver a revisão de documentos, entrevistas com funcionários, inspeções físicas de instalações e avaliações de desempenho.

É importante ressaltar que a auditoria de certificação difere das auditorias internas regulares realizadas pela própria empresa. Enquanto as auditorias internas são conduzidas para monitorar e melhorar os processos internos, as auditorias de certificação são conduzidas por auditores externos e independentes, com o objetivo de validar a conformidade da empresa com padrões reconhecidos internacionalmente.

Ao obter uma certificação de qualidade, as empresas podem colher uma série de benefícios. Isso inclui a demonstração de compromisso com a excelência e a melhoria contínua, o aumento da confiança dos clientes e partes interessadas, o acesso a novos mercados e oportunidades de negócios, além da melhoria da eficiência operacional e da gestão de riscos.

No entanto, é importante reconhecer que uma auditoria de certificação não é apenas um evento único, mas sim um processo contínuo. 

As certificações precisam ser renovadas regularmente, geralmente a cada três anos, por meio de auditorias de manutenção. Além disso, as empresas devem estar preparadas para enfrentar desafios e oportunidades de melhoria identificados durante as auditorias, garantindo assim a conformidade contínua e a excelência operacional.

Qual a diferença entre auditoria interna e auditoria externa?

É importante ressaltar que a auditoria de certificação difere das auditorias internas regulares realizadas pela própria empresa. Enquanto as auditorias internas são conduzidas para monitorar e melhorar os processos internos, as auditorias de certificação são conduzidas por auditores externos e independentes, com o objetivo de validar a conformidade da empresa com padrões reconhecidos internacionalmente.

 

Quais são os principais tipos de auditorias?

A auditoria vai muito além de uma simples verificação. É um processo essencial que assegura a conformidade dos procedimentos e controles em todas as operações de diferentes áreas de uma organização.

Com isso em mente, apresentamos abaixo os diferentes tipos de auditoria de certificação, para que você tenha o conhecimento necessário para ir em busca dos mais altos padrões de qualidade na sua empresa.

 

Auditoria de segurança de alimentos

A Auditoria de Segurança de Alimentos examina minuciosamente as práticas de higiene, manipulação e armazenamento de alimentos em uma organização. Ela verifica se todas as medidas de segurança estão sendo seguidas para garantir a qualidade e a segurança dos produtos alimentícios.

 

Auditoria de qualidade

A Auditoria de Qualidade é um processo fundamental para garantir que uma empresa mantenha padrões elevados em seus produtos e serviços. Essa auditoria envolve a análise detalhada dos processos internos, procedimentos operacionais e controles de qualidade para identificar possíveis áreas de melhoria e garantir a conformidade com os requisitos estabelecidos pelos padrões de qualidade, como a ISO 9001.

Por meio da auditoria de qualidade, as empresas podem aprimorar continuamente seus processos, aumentar sua produtividade e satisfação dos clientes e manter a competitividade no mercado.

 

Auditoria ambiental

O objetivo principal de uma auditoria ambiental é avaliar o comportamento de uma organização em relação ao meio ambiente, certificando empresas que adotam práticas sustentáveis e buscam minimizar seu impacto ambiental.

Esse tipo de auditoria pode ser conduzido tanto internamente, para garantir a conformidade com as políticas ambientais internas da empresa, quanto externamente, por órgãos reguladores como a Secretaria do Meio Ambiente, em busca de irregularidades ambientais, como descarte inadequado de resíduos, ou consultorias especializadas para auxiliar empresas na obtenção de certificações, como a ISO 14001, que reconhece práticas sustentáveis e comprometimento com a redução de danos ao meio ambiente.

 

Auditoria hospitalar

A auditoria hospitalar é um processo essencial para garantir a eficiência operacional e a qualidade dos serviços prestados em instituições de saúde como clínicas e hospitais. O objetivo dessa auditoria, é garantir a excelência no atendimento aos pacientes, a segurança dos procedimentos médicos e a gestão eficaz dos recursos hospitalares.

 

Auditoria de sistemas

Com foco no setor de tecnologia, a auditoria de sistemas visa avaliar a eficácia, segurança e integridade dos sistemas de informação de uma empresa. Além disso, verifica se os sistemas estão em conformidade com as políticas e regulamentações estabelecidas, garantindo a proteção dos dados e informações da empresa e seus colaboradores. Por meio da Auditoria de Sistemas, é possível garantir que os sistemas de informação estejam operando de forma eficiente e segura, contribuindo para a proteção dos ativos da empresa e para a continuidade de suas operações de forma confiável.

 

Auditoria financeira e contábil

Check-up financeiro, onde especialistas revisam minuciosamente os registros contábeis e financeiros de uma empresa. Essa auditoria é essencial para acompanhar o fluxo de caixa, identificar débitos indevidos, desvios de dinheiro, fraudes, mau uso do patrimônio e erros nos registros contábeis, proporcionando uma gestão financeira mais precisa e transparente.

 

Auditoria trabalhista

A auditoria trabalhista é uma verificação minuciosa das relações de trabalho dentro da empresa a fim de evitar problemas administrativos e jurídicos. Ela examina se a empresa está seguindo todas as normas e leis trabalhistas como horas trabalhadas, remuneração adequada, benefícios, saúde e segurança no trabalho, entre outros. Além disso, a Auditoria Trabalhista também pode identificar áreas onde a empresa pode melhorar suas práticas de recursos humanos para garantir um ambiente de trabalho justo e equitativo para todos os funcionários.

 

Quais são as principais certificações existentes?

Quando falamos em auditorias de certificação, é preciso conhecer também os órgãos certificadores. No universo corporativo, as certificações ISO (International Organization for Standardization/Organização Internacional de Normatização) são as mais conhecidas.

A ISO é uma uma organização internacional que estabelece padrões reconhecidos globalmente para diversos setores. Ter um selo ISO garante transparência e credibilidade às organizações.

No Brasil, a concessão desses títulos é fiscalizada pela ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas), mas existem também outros órgãos fiscalizadores que possuem suas certificações próprias. Os órgãos nacionais mais conhecidos são o INMETRO (Instituto Nacional de Metrologia, Qualidade e Tecnologia), a ANVISA (Agência Nacional de Vigilância Sanitária) e o MAPA (Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento).

 

Conheça abaixo alguns dos principais certificados emitidos para empresas.

 

ISO 9001 – Gestão de qualidade

A ISO 9001 é uma das certificações mais populares e diz respeito à gestão da qualidade, ela é um marco essencial para as empresas que buscam aprimorar seus processos e garantir a satisfação do cliente. A norma, que abrange 20 quesitos de qualidade, estabelece diretrizes abrangentes para a gestão da qualidade empresarial, regulamentando os processos internos e focando na eficiência operacional e na melhoria contínua.

Ao adotar os padrões da ISO 9001, as empresas se comprometem com a organização meticulosa de seus processos, visando sempre atender às expectativas do cliente. Além de promover a satisfação do cliente, a certificação também ajuda a identificar e evitar riscos e não conformidades, contribuindo para a eficiência e a excelência operacional.

Por isso, obter a certificação ISO 9001 não apenas aumenta a credibilidade da empresa no mercado, mas também fortalece sua capacidade competitiva, abre portas para novas oportunidades de negócios e demonstra o compromisso da empresa com a qualidade e a excelência.

 

SISBI – Sistema Brasileiro de Inspeção de Produtos de Origem Animal

O Sistema Brasileiro de Inspeção de Produtos de Origem Animal (SISBI), integrante do Sistema Unificado de Atenção à Sanidade Agropecuária (SUASA), desempenha um papel fundamental na garantia da segurança alimentar dos produtos de origem animal no Brasil. Como programa do Ministério da Agricultura, Pecuária e Abastecimento (MAPA), o SISBI-POA estabelece padrões rigorosos de inspeção e procedimentos harmonizados para assegurar a inocuidade e qualidade desses produtos.

Em essência, o SISBI funciona como um selo de garantia para os consumidores, garantindo que os produtos de origem animal que chegam à mesa passaram por inspeções minuciosas e estão em conformidade com os padrões sanitários exigidos. Essa certificação não apenas fortalece a confiança dos consumidores nos produtos alimentícios, mas também impulsiona a credibilidade e competitividade dos produtores e da indústria de alimentos no mercado nacional.

 

ISO 14001 – Gestão ambiental

A ISO 14001 trata da gestão ambiental, estabelecendo diretrizes para que as empresas possam minimizar seu impacto ambiental e atender às regulamentações ambientais vigentes.

 

ISO 22000 – Segurança de Alimentos

A ISO 22000 é voltada para a segurança de alimentos, fornecendo requisitos para sistemas de gestão de segurança alimentar ao longo da cadeia de suprimentos.

 

ISO 26000 – Responsabilidade social

É uma norma que aborda a responsabilidade social das organizações, incentivando práticas éticas, sustentáveis e transparentes nos negócios.

 

ISO 27001 – Segurança da informação

A ISO 27001 trata da segurança da informação, estabelecendo requisitos para um sistema de gestão de segurança da informação que proteja os dados confidenciais e garanta a integridade, disponibilidade e confidencialidade das informações.

 

ISO 45001 – Gestão de saúde e segurança ocupacional

É uma certificação voltada para a saúde e segurança ocupacional, ajudando as empresas a estabelecer sistemas de gestão que garantam um ambiente de trabalho seguro e saudável para seus colaboradores. 

 

Como funciona a auditoria de certificação?

A auditoria de certificação funciona de forma estruturada e detalhada, seguindo fases distintas para avaliar a conformidade de uma organização com os requisitos estabelecidos por um padrão ou regulamento de qualidade específico. 

Abaixo, conheça as duas principais fases desse processo:

 

Fase 01 – Análise Documental

Na primeira fase, os auditores realizam uma análise documental detalhada dos procedimentos, políticas, registros e outros documentos relevantes da empresa. Isso inclui a revisão de manuais de qualidade, procedimentos operacionais padrão (POPs), políticas de segurança, registros de treinamento, entre outros documentos.

Durante essa fase, os auditores verificam se a empresa possui documentação adequada e completa para apoiar seus processos e procedimentos operacionais. Eles também procuram garantir que a documentação esteja alinhada com os requisitos do padrão ou regulamento específico sendo auditado.

A análise documental é fundamental, pois fornece uma visão inicial dos sistemas de gestão da empresa e ajuda os auditores a identificar possíveis áreas de não conformidade que precisam ser investigadas mais a fundo durante as fases subsequentes da auditoria.

 

Fase 02 – Auditoria de Conformidade

Na segunda fase, os auditores conduzem uma auditoria de conformidade detalhada para avaliar se os processos e práticas da empresa estão de acordo com os requisitos do padrão ou regulamento sendo auditado. Esta fase geralmente é dividida em mais duas partes:

 

Auditoria de Processo

Durante essa etapa, os auditores revisam os processos operacionais da empresa para garantir que eles estejam alinhados com os requisitos do padrão. Isso pode envolver entrevistas com funcionários, observação de processos em ação e revisão de registros operacionais para verificar a conformidade.

 

Auditoria de Registro

Nesta etapa, os auditores revisam os registros e documentos gerados pela empresa para verificar se eles estão completos, precisos e demonstram conformidade com os requisitos do padrão. Isso pode incluir registros de treinamento, registros de manutenção, registros de controle de qualidade, entre outros.

Durante a auditoria de conformidade, os auditores também podem identificar oportunidades de melhoria e fazer recomendações para ajudar a empresa a fortalecer seus sistemas de gestão e processos operacionais.

 

Passo a passo para se preparar para auditoria de certificação

Preparar-se para uma auditoria de certificação é uma tarefa crucial que requer um planejamento cuidadoso e uma abordagem sistemática. 

Seguir um processo bem definido pode ajudar a garantir que a empresa esteja adequadamente preparada para enfrentar a auditoria com confiança. Abaixo, apresentamos um passo a passo para ajudar as empresas a se prepararem para uma auditoria de certificação:

 

1. Análise preliminar e preparação documental

Antes de tudo, é essencial realizar uma análise preliminar para entender os requisitos do padrão ou regulamento de qualidade com o qual a empresa deseja se certificar. 

Nessa etapa é preciso revisar os documentos e identificar lacunas existentes nos processos e procedimentos atuais da organização. Além disso, é importante preparar toda a documentação necessária, incluindo manuais de qualidade, procedimentos operacionais padrão (POPs), registros de treinamento, entre outros.

 

2. Treinamentos e conscientização dos funcionários

Investir em treinamento e conscientização dos funcionários é fundamental para garantir que todos na organização entendam os requisitos do padrão e seu papel na implementação e manutenção dos processos de qualidade. 

Isso pode incluir treinamentos específicos sobre o padrão de certificação, workshops de conscientização e comunicação regular sobre os objetivos e expectativas da auditoria.

 

3. Auditorias internas

É recomendável realizar auditorias internas regulares para avaliar a conformidade da empresa com os requisitos do padrão. 

Essa prática ajuda a identificar áreas de não conformidade e oportunidades de melhoria que precisam ser abordadas antes da auditoria de certificação oficial. 

 

4. Simulação de auditorias externas

Realizar simulações de auditorias externas, seja com recursos internos ou consultores externos, pode ajudar a preparar a equipe para o processo e as expectativas da auditoria. 

Esta etapa possibilita identificar áreas de fraqueza, testar a eficácia dos processos de auditoria interna e garantir que a empresa esteja pronta para lidar com a auditoria de certificação de forma eficaz.

 

5. Implementar ações corretivas

Com base nas auditorias internas e simulações, é importante implementar ações corretivas para abordar quaisquer não conformidades identificadas e melhorar continuamente os processos e procedimentos da empresa. 

Aqui são realizadas revisões de políticas, atualizações de procedimentos e treinamento adicional, conforme necessário.

 

6. Comunicação efetiva com o órgão de certificação

Manter uma comunicação efetiva com o órgão de certificação é fundamental para garantir uma auditoria de certificação de sucesso e sem contratempos.. 

Neste processo é preciso fornecer todas as informações solicitadas pelo auditor, esclarecer dúvidas e preocupações, e garantir que a empresa esteja preparada para colaborar plenamente durante o processo de auditoria.

Seguindo este passo a passo, as empresas podem se preparar de forma eficaz para enfrentar uma auditoria de certificação, demonstrando seu compromisso com a excelência e a conformidade com os mais altos padrões de qualidade.

 

Automação de processos na auditoria de certificação

Além de seguir os passos tradicionais de preparação para uma auditoria de certificação, contar com uma plataforma de automação de processos pode fazer toda a diferença no sucesso e na eficiência desse processo.

Essas plataformas oferecem soluções integradas que simplificam a gestão de documentos, registros e fluxos de trabalho, fornecendo suporte essencial aos esforços de conformidade e qualidade da empresa.

 

Benefícios da automação em auditoria de certificação:

  • Centralização de documentos: uma plataforma de automação permite armazenar e organizar todos os documentos relevantes em um único local acessível, facilitando o acesso durante a auditoria.
  • Gestão de processos: automatizar fluxos de trabalho críticos relacionados à auditoria, como revisão de documentos e ações corretivas, reduzindo erros e garantindo conformidade.
  • Monitoramento em tempo real: acompanhe o progresso das atividades de preparação para a auditoria em tempo real, identificando áreas de preocupação e agindo proativamente.
  • Auditoria interna automatizada: facilite auditorias internas regulares por meio da automação, garantindo que a empresa esteja sempre pronta para auditorias externas.
  • Análises de dados: crie dashboards detalhados, que fornecem insights valiosos para melhorias contínuas nos processos de qualidade.

 

Ao investir em uma plataforma de automação de processos, as empresas podem aumentar sua eficiência operacional, reduzir riscos e, o mais importante, garantir uma preparação sólida para auditorias de certificação.

 

Compromisso com a conformidade e excelência operacional

A preparação adequada para uma auditoria de certificação é essencial para o sucesso e a sustentabilidade de qualquer empresa. Ao seguir os passos adequados de preparação e adotar ferramentas de automação de processos, as organizações podem não apenas garantir o sucesso das auditorias, mas também fortalecer sua reputação e competitividade no mercado.

Lembre-se de que a certificação de qualidade não é apenas uma conquista pontual, mas um compromisso contínuo com a excelência e o aprimoramento constante dos processos organizacionais.

Portanto, se você está se preparando para uma auditoria de certificação e busca uma solução eficaz, considere explorar as vantagens da automação de processos, um aliado estratégico nessa jornada rumo à excelência operacional. Para isso, conte com a tecnologia do Favu para automatizar os processos e realizar uma auditoria de forma bem-sucedida.

Como usar o Favu em auditorias de certificação?

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Tudo isso, propicia alta de clareza dos processos e comunicação entre colaboradores e envolvidos na preparação para a auditoria, além de garantir maior segurança na disponibilização e armazenamento dos dados, reduzindo assim os riscos de não conformidade.

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