Automatizar processos deixou de ser uma tendência e se tornou uma exigência para empresas que desejam crescer de forma sustentável, reduzir custos e melhorar a eficiência operacional. Mas como escolher a melhor ferramenta de automação de processos? 

Essa dúvida aparece com frequência entre gestores, líderes de times e analistas que buscam escalar operações com mais inteligência.

Neste conteúdo, vamos abordar todos os critérios essenciais para tomar essa decisão com segurança. E para ir além da teoria, também incluímos um exemplo prático de uma ferramenta nacional: o Favu, plataforma no-code que vem ganhando espaço no mercado por sua simplicidade, robustez e excelente custo-benefício.

O que é uma ferramenta de automação de processos?

Uma ferramenta de automação de processos (também conhecida como BPMS — Business Process Management Software) é um sistema que ajuda empresas a digitalizar e automatizar seus fluxos operacionais, substituindo atividades manuais e repetitivas por fluxos inteligentes, monitoráveis e escaláveis.

Essas plataformas costumam oferecer funcionalidades como:

• formulários digitais inteligentes, com campos como localização, anexos, assinatura digital, etc. 
• criação de regras condicionais, como “se resposta for X, mostrar campo Y” 
• integração entre setores, facilitando o fluxo de informação e a colaboração 
• geração automática de documentos, como PDFs, relatórios e planilhas 
• painéis de controle (dashboards) com indicadores em tempo real 
• rastreabilidade completa das atividades e aprovações realizadas 
• alertas e notificações automáticas para prazos, pendências ou falhas 

Um bom exemplo disso é o Favu, que oferece tudo isso em uma interface no-code (sem necessidade de programação), com funcionamento offline e integração com outras ferramentas como o Google Sheets.

Por que automatizar processos?

A automação resolve uma série de dores que muitas empresas nem sempre conseguem identificar logo de cara. Processos feitos manualmente consomem tempo, geram retrabalho, erros humanos e atrasam entregas, tudo isso impacta diretamente o resultado financeiro e a satisfação do cliente.

Entre os principais benefícios práticos da automação, destacam-se:

• Redução de custos operacionais com papel, tempo de trabalho e retrabalho 
• Aumento da produtividade: tarefas são feitas mais rapidamente e com menos intervenção humana 
• Eliminação de erros e falhas de comunicação, com maior padronização dos fluxos 
• Tomada de decisão mais ágil, com dados organizados e atualizados em tempo real 
• Melhor experiência para o cliente e para o colaborador, com processos mais claros e eficientes 
• Compliance e auditoria facilitados, com registros de todas as ações realizadas 

Como escolher a ferramenta de automação ideal?

Para escolher a ferramenta de automação certa para sua empresa, é importante entender suas necessidades reais e avaliar os recursos disponíveis em cada plataforma.

A seguir, veja os critérios essenciais que você deve observar antes de contratar qualquer solução.

1. Mapeie seus processos antes de escolher a ferramenta

A escolha da ferramenta começa muito antes de contratar o software. Ela exige um bom entendimento do que acontece hoje na sua operação.

• Mapeie os principais processos: como eles funcionam hoje? Onde estão os gargalos? 
• Identifique tarefas manuais e repetitivas que poderiam ser digitalizadas 
• Verifique quais setores e pessoas mais seriam impactadas (RH, operações, comercial, qualidade…) 
• Entenda que tipo de integração você precisará: sistemas legados? ERPs? CRMs?

Esse mapeamento vai ajudar a definir exatamente o que procurar na ferramenta e o que pode ficar para um segundo momento.

2. Defina prioridades de automação

Evite cair na armadilha de querer automatizar tudo de uma vez. Um bom projeto de automação é progressivo e validado por resultados.

• Comece pelos processos que mais geram dor: retrabalho, lentidão, falhas, excesso de papel 
• Priorize os fluxos com alto volume ou que exigem padronização (como inspeções, aprovações, controles internos) 
• Escolha um ou dois fluxos para começar como piloto, medir resultados e escalar depois 

Exemplo: muitas empresas começam com o RH, automatizando o onboarding de colaboradores, pedido de férias ou reembolso. São processos padronizáveis e de alto volume.

3. Verifique a usabilidade e a experiência do usuário

Uma das maiores causas de falha em projetos de automação é a baixa adoção pelas equipes. Por isso, a usabilidade é um fator decisivo.

• A ferramenta precisa ter uma interface intuitiva, com drag-and-drop, sem necessidade de codificar 
• Usuários não técnicos devem conseguir criar e ajustar fluxos com facilidade 
• Recursos como modo offline são um diferencial para equipes externas ou operacionais

4. Avalie os recursos de integração com outros sistemas

A automação deve ser um meio de centralizar e organizar processos, não criar mais silos.

• Veja se a plataforma tem APIs abertas, integrações nativas ou conectores prontos 
• Avalie como será feita a troca de dados com sistemas como ERP, CRM, planilhas ou plataformas de BI 

5. Veja se há geração automática de documentos e relatórios

Muitas empresas gastam horas preenchendo, imprimindo, assinando e escaneando documentos. Isso pode (e deve) ser automatizado.

• A ferramenta deve gerar PDFs com base em formulários preenchidos 
• Permitir regras de preenchimento condicionais (ex: campos obrigatórios com base em respostas) 
• Permitir envio automático de documentos por e-mail ou integração com repositórios 

6. Analise os dashboards e relatórios

É fundamental poder acompanhar os processos em tempo real. Busque ferramentas que ofereçam:

• Dashboards personalizáveis com indicadores de desempenho 
• Visão por processo, setor, usuário ou status 
• Relatórios exportáveis para PDF ou Excel 
• Alertas automáticos para aprovações pendentes, atrasos ou falhas 

7. Segurança, conformidade e LGPD

Se você lida com dados sensíveis ou informações reguladas, a plataforma precisa garantir:

• Criptografia de dados 
• Controle de acesso por perfis 
• Histórico completo de ações (rastreabilidade) 
• Conformidade com a LGPD e outras normas 

8. Escalabilidade e custo-benefício

Muitas plataformas têm planos aparentemente acessíveis, mas escondem custos com:

• Limite de usuários 
• Volume de dados armazenados 
• Taxas por API ou integrações 
• Suporte ou treinamentos pagos à parte 

O Favu, por exemplo, tem planos escaláveis e transparentes, com estrutura para pequenas e médias empresas que querem crescer.

Como o Favu se encaixa nesses critérios?

Para ilustrar melhor a aplicação prática de todos esses pontos, veja como o Favu atende em cada um deles:

• Fluxos de aprovação com lógica avançada e múltiplos responsáveis
  Diferente de plataformas mais simples, o Favu permite configurar aprovações encadeadas, paralelas ou condicionais. Isso é essencial em áreas como compras, qualidade ou jurídico, onde diferentes níveis de autorização são exigidos conforme o tipo de solicitação. 
• Controle de versões e rastreabilidade de documentos
  O sistema registra alterações em tempo real, com histórico completo de quem preencheu, aprovou ou editou cada etapa do processo. Esse nível de rastreabilidade é ideal para empresas que precisam passar por auditorias internas ou externas (como ISO ou LGPD). 
• Templates reutilizáveis e biblioteca de processos
  É possível salvar fluxos e formulários como modelos reutilizáveis. Isso acelera a padronização em diferentes unidades da empresa ou entre departamentos, sem precisar recriar tudo do zero. 
• Capacitação com foco em autonomia da equipe
  A plataforma oferece trilhas de aprendizagem, tutoriais interativos e suporte humanizado, o que facilita a internalização do conhecimento na equipe. Em vez de depender de TI, os próprios usuários aprendem a manter e adaptar os fluxos. 
• Suporte proativo e evolução constante da plataforma
  Como empresa nacional, o Favu desenvolve recursos com base nas demandas dos clientes locais, muitas vezes com atualizações frequentes que resolvem necessidades reais do dia a dia. Isso o torna uma solução mais adaptável que grandes plataformas internacionais engessadas. 
• Atenção especial à operação em ambientes híbridos (online e offline)
  O Favu é projetado pensando em equipes que alternam entre campo e escritório. Seus recursos offline não são apenas um extra, mas parte central do produto com sincronização automática assim que a conexão retorna.

Passo a passo para implementar automação com sucesso

Automatizar processos pode ser simples, desde que siga uma estrutura progressiva e estratégica:

1. Mapeie os processos atuais: entenda as etapas, erros e gargalos 
2. Escolha um piloto com alto impacto e baixa complexidade 
3. Configure o fluxo na ferramenta (como o Favu), com testes e feedbacks 
4. Defina KPIs claros e acompanhe os resultados (tempo, erros, aprovações) 
5. Escale para outros setores, ajustando o que for necessário 
6. Transforme automação em cultura, e não apenas tecnologia

Pontos a considerar ao escolher a ferramenta de automação

• Verifique o plano adequado ao seu volume de uso: número de usuários, dados e formulários 
• Se os seus processos exigem integração com sistemas legados complexos, pode haver necessidade de desenvolvimento adicional

Caso sua equipe nunca tenha usado automação, invista tempo em capacitação inicial, mesmo que a ferramenta seja intuitiva

Conclusão

Automação não se trata apenas de “ter uma ferramenta”, mas de melhorar processos e resultados. A decisão certa envolve mais do que preço ou marca, envolve aderência à sua realidade.

O Favu é uma excelente opção nacional que combina simplicidade, robustez, operação offline e geração automática de documentos, ideal para empresas que querem automação rápida e eficiente sem depender de TI.